Full Service

Leistungsprofil

Full Service aus einer Hand

Der Schwerpunkt von COCS liegt in der Planung, Organisation und Durchführung von nationalen und internationalen medizinischen Fachkongressen, Tagungen, Symposien sowie Fortbildungsveranstaltungen mit bis 2.500 Teilnehmern.

Seit über 30 Jahren bieten wir einen Full-Service aus einer Hand, wobei Teilbereiche individuell nach den Wünschen und der vorhandenen Infrastruktur des Veranstalters und wissenschaftlichen Leiters ausgewählt werden.

Planung

Veranstaltungsplanung und -vorbereitung

  • Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes
  • Festlegung eines optimalen Tagungstermins
  • Erstellung und Überwachung eines Zeitplans zur Sicherstellung einer optimalen Vorbereitung und Durchführung
  • Ankündigung der Tagung in Fachkreisen, Kongresskalendern und elektronischen Medien sowie social media

Finanzen

  • Erstellung und Überwachung des Finanzplanes
  • Akquisition von Teilnehmern, Ausstellern und Sponsoren 
  • Erstellung der Sponsorship Opportunities List/ Manual
  • Rechnungsstellung und Überwachung
  • Kontrolle und Zahlung der eingehenden Rechnungen für Fremdleistungen
  • Endabrechnung mit dem Veranstalter
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Management - Projektleitung

  • Detailabstimmung mit dem Tagungsort
  • Raumplan nach feuerpolizeilichen Vorgaben
  • Erarbeitung von Hygienekonzepten
  • Projektleitung vor Ort während der Veranstaltung
  • Personalplanung (Hostessen, Security, Garderobe, Reinigung etc.)
  • Betreuung der Referenten und Teilnehmer
  • On Site – Registrierung
  • Aussteller & Sponsoren

Registrierung

Betreuung und Registrierung der Teilnehmer

  • Einladung der Teilnehmer – Versand der Tagungsmedien
  • Einrichtung einer Online Registrierung
  • Erfassung der eingehenden Anmeldungen
  • Bestätigung der Anmeldung für die Tagung, für einzelne Symposien, Workshops, Rahmenprogramm
  • Bestätigung des Zahlungseingangs
  • Vorbereitung der individuellen Tagungsunterlagen
  • Konfektionierung von Kongressmappen
  • Einrichtung des Tagungsbüros
  • Registrierung aller Teilnehmer durch geschultes, mehrsprachiges Personal 

Betreuung der eingeladenen Referenten und Moderatoren

  • Persönliche Einladung
  • Zimmerreservierung
  • Reisekoordination und Shuttle Service
  • Handling besonderer Wünsche
  • Vorbereitung der individuellen Tagungsunterlagen
  • Registrierung und Betreuung vor Ort an speziellen Countern

Rahmenprogramm & Gastronomie

  • Organisation und Betreuung des Rahmenprogramms: Festakt zur Veranstaltungseröffnung, Begrüßungs- und Festabend
  • Auswahl der Räumlichkeiten, Buffet und Menüvorschläge, Dekoration, Engagement von Künstlern, Bands, Show Acts
  • Tagungsgastronomie: Mittagsimbiss und Kaffeeservice
  • Programm für Begleitpersonen, Pre- und Post-Congress Tours
  • Bereitstellung von touristischem Informationsmaterial über den Veranstaltungsort und Umgebung, Ausarbeitung von Restaurantführern, Shopping Guides etc.

Medien

Die Mediengestaltung und -herstellung umfasst print und digital​

  • Layout und grafische Gestaltung
  • Entwurf von Logos und Corporate Identity
  • Herstellung und Drucküberwachung der Tagungsdrucksachen
  • Plakat, Handzettel, Einladungsprogramm
  • Vorprogramm, Tagungsprogramm, Abstract- und Proceedingband
  • Abstractverwaltung
  • Zusammenstellung und Anfertigung von Stadtplänen, Hotelverzeichnissen, Orientierungspläne der Tagungsfazilitäten
  • Entwurf und Anfertigung von Nebendrucksachen wie Anmeldeformulare, Namensschilder
  • Festlegung des Versandschlüssels, Adressverwaltung
  • Versand und E-Mailings der Tagungsdrucksachen 

Tagungstechnik

  • Video- / Datenprojektion / Tontechnik
  • Dolmetschanlage
  • TED, Live-Übertragungen, Videokonferenzen etc.
  • Einrichtung und Betreuung der Medien-Annahme
  • Web-Konferenzen
  • Live Streamings

Fachausstellung & Sponsoring

  • Einladung der branchenspezifischen Firmen
  • Vermessen der Ausstellungsfläche, Aufrisszeichnung nach feuerpolizeilichen Richtlinien
  • Ausarbeitung von Sponsoringmöglichkeiten
  • Erstellen des Aussteller- und Sponsoringhandbuchs, technischer Service
  • Bestätigung, Rechnungslegung und Zahlungsüberwachung
  • Erstellung des Ausstellungsplanes (Platzierung und Genehmigung)
  • Betreuung der Ausstellerfirmen vor und während der Tagung
  • Organisation der Eröffnung der Ausstellung
  • Rückgabe der Räume an die Gebäudeverwaltung

Zusätzlicher Service

  • Betreuung der Posterausstellung
  • Innen- und Außenbeschilderung des Tagungsgebäudes, Wegweiser des Tagungsgebäudes bzw. -gelände
  • Hostessenservice
  • Reisekoordination
  • Einbuchung und Verwaltung von Zimmerkontingenten
  • Shuttle Service

Dokumentation

Nacharbeit – Statistik – Kongressdokumentation

  • Teilnehmerlisten
  • Besucherstatistik
  • Fotodokumentation
  • Evaluation

Geschäftsstellen - Association Management

  • Betreuung von Geschäftsstellen medizinischer Fachgesellschaften
  • Mitgliederverwaltung und -betreuung
  • Inkasso der Mitgliedsbeiträge
  • Webauftritt mit passwortgeschütztem Mitgliederbereich
  • Vorbereitung, Betreuung und Durchführung von Vorstandssitzungen, Beiratssitzungen und Mitgliederversammlungen
  • Verwaltung der Geschäftsstelle (Überwachung vereinsrechtlicher Vorgaben, Vorbereitende Buchhaltung etc.)