Full Service

Leistungsprofil

Der Schwerpunkt von COCS liegt in der Planung, Organisation und Durchführung von nationalen und internationalen medizinischen Fachkongressen, Tagungen, Symposien sowie Fortbildungsveranstaltungen mit bis zu 2.500 Teilnehmern.

Seit über 30 Jahren bieten wir einen Full-Service aus einer Hand, wobei Teilbereiche individuell nach den Wünschen und der vorhandenen Infrastruktur des Veranstalters und wissenschaftlichen Leiters ausgewählt werden.

Veranstaltungsplanung / -management

  • Konzepterstellung: präsenz, virtuell oder hybrid
  • Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes
  • Festlegung eines optimalen Tagungstermins
  • Erstellung und Überwachung eines Zeitplans
  • Ankündigung der Tagung in Fachkreisen, Kongresskalendern, elektronischen Medien sowie Social Media
  • Wissenschaftliches Sekretariat inkl. Abstraktmanagement
  • Detailabstimmung mit allen Dienstleistern (Tagungsort, Technik, Catering)
  • Personalplanung (Hostessen, Security, Garderobe)
  • Betreuung während der Veranstaltung
  • Dokumentation (Nachbereitung, Besucherstatistik, Evaluation)

Finanzen

  • Erstellung und Überwachung des Finanzplanes
  • Akquisition von Teilnehmern, Ausstellern und Sponsoren 
  • Erstellung der Sponsorship Opportunities List / Manual
  • Rechnungsstellung und Inkasso
  • Kontrolle und Zahlung der eingehenden Rechnungen für Fremdleistungen
  • Endabrechnung mit dem Veranstalter

Registrierung

Betreuung der Teilnehmenden

  • Einladung der Teilnehmenden
  • Einrichtung einer Online Registrierung inkl. Online-Zahlungsmöglichkeiten
  • Digitaler Rechnungsversand
  • Teilnehmenden Hotline bei Fragen rund um die Veranstaltung
  • Einrichtung des Tagungsbüros vor Ort

Betreuung der eingeladenen Referierenden und Moderatoren

  • Persönliche Einladung
  • Zimmerreservierung
  • Reisekoordination und Shuttle Service
  • Registrierung und Betreuung vor Ort

Fachausstellung & Sponsoring

  • Einladung der branchenspezifischen Firmen
  • Vermessen der Ausstellungsfläche, Aufplanung nach feuerpolizeilichen Richtlinien
  • Ausarbeitung von Sponsoringmöglichkeiten
  • Erstellen des Aussteller- und Sponsoringhandbuchs, technischer Service
  • Bestätigung, Rechnungslegung und Zahlungsüberwachung
  • Erstellung des Ausstellungsplanes (Platzierung und Genehmigung)
  • Betreuung der Ausstellerfirmen vor und während der Tagung
  • Organisation der Eröffnung der Ausstellung

Medien

Die Mediengestaltung und -herstellung umfasst Print und Digital
  • Markenidentität & Logoentwicklung
  • Entwurf von Schriftzügen
  • Herstellung und Drucküberwachung der Tagungsdrucksachen (Flyer, Programme, Plakate)
  • Erstellung eines Abstractbands
  • Beschilderung & Wegeführung
  • Give Aways

Rahmenprogramm & Gastronomie

  • Planung und Durchführung der Veranstaltungseröffnung, Begrüßungs– und Festabend
  • Auswahl der Räumlichkeiten, Buffet- und Menüvorschläge, Dekoration, Engagement von Künstlern, Bands, Show Acts
  • Tagungsgastronomie: Mittagsimbiss und Kaffeeservice

Dokumentation

Nacharbeit – Statistik – Kongressdokumentation
  • Besucherstatistik
  • Fotodokumentation
  • Evaluation

Geschäftsstellen-Management

  • Betreuung von Geschäftsstellen medizinischer Fachgesellschaften
  • Mitgliederverwaltung und -betreuung
  • Inkasso der Mitgliedsbeiträge
  • Webauftritt mit passwortgeschütztem Mitgliederbereich
  • Vorbereitung, Betreuung und Nachbereitung von Vorstands- und, Beiratssitzungen sowie Mitgliederversammlungen
  • Verwaltung: Überwachung vereinsrechtlicher Vorgaben, vorbereitende Buchhaltung, etc.